Weniger Unterbrechungen - Mehr Zeit für echte Führung

Führungskräfte & Teams entlasten

KIWAY macht Wissen zentral verfügbar, automatisiert Routineaufgaben und entlastet damit sowohl Führungskräfte, als auch dessen Teams im gesamten Arbeitsalltag.

Für Mitarbeiter, bei denen zu viel hängen bleibt

KIWAY eignet sich für Unternehmen, in denen Führungskräfte die zentrale Auskunftsstelle, Freigabeinstanz und Kontrollstelle im Tagesgeschäft sind.

Der größte Nutzen entsteht dort, wo viele Rückfragen, Freigaben, Aufgaben und Informationen täglich über die Geschäftsführung laufen.

Kennen Sie das?

Mitarbeiter stellen täglich dieselben Fragen
Angebote, Reklamationen oder Aufgaben bleiben bei der Führungskraft hängen
Wissen liegt in E-Mails, Ordnern oder Köpfen
Neue Mitarbeiter müssen lange eingelernt werden
Aufgaben bleiben liegen, wenn niemand nachfragt

Das Problem

Wenn jede Frage bei der Führungskraft landet, bindet das täglich wertvolle Zeit und Ressourcen.

In vielen Unternehmen hängt das Tagesgeschäft an wenigen Schlüsselpersonen. Wissen ist verteilt, Aufgaben laufen über Zuruf und Standardfreigaben blockieren die Geschäftsführung.

KIWAY macht Unternehmenswissen für das Team abrufbar, unterstützt klare Entscheidungsregeln und hilft, wiederkehrende Abläufe zu automatisieren.

Problem 01

Mitarbeiter fragen ständig nach

Wissen liegt in Köpfen, E-Mails und Ordnern statt dort, wo es gebraucht wird.

„Wie machen wir das?“

„Was soll ich dem Kunden sagen?“

„Welche Vorlage nehme ich?“

Problem 02

Die Leitung muss alles freigeben

Rabatte, Kulanzentscheidungen, Bestellungen, Urlaub – fast alles landet zur Freigabe bei der Geschäftsführung, obwohl viele Standardfälle nach klaren Regeln entschieden werden könnten.

Problem 03

Offenen Aufgaben nachlaufen

„Ist das Angebot schon raus?“ – Wer prüft das, wenn nicht die Führungskraft persönlich?

Manuelle Kontrolle kostet täglich 30–60 Minuten reine Überwachungszeit.

Problem 04

Informationen sind nirgends schnell auffindbar

Kundendaten in E-Mails, Angebote in Excel, Vereinbarungen in Teams – kein einheitlicher Zugriffspunkt.

Problem 05

Dieselben Abläufe immer wieder erklären

Reklamationsbearbeitung, Angebotsprozess, Einarbeitung neuer Mitarbeitender – jedes Mal von vorne.

Problem 06

Die Führungskraft muss Korrekturen vornehmen

Falscher Preis im Angebot, fehlende Kundendaten, vergessene Bestellungen – die Korrekturrunde läuft über die Geschäftsführung.

Problem 07

Koordination läuft manuell über Zuruf

Wer macht was? Wo hängt es? Was ist heute dringend? Die Führungskraft fungiert als Dispatcher, Führungsaufgaben müssen vernachlässigt werden.

Problem 08

Kein schneller Überblick über das Tagesgeschäft

Was ist kritisch? Welche Kunden warten auf Rückmeldung? Welche Angebote liegen noch offen? Alles nur durch aktives Nachfragen zu erfahren.

Problem 09

Abhängigkeit von der Führungskraft

„Ich muss noch auf die Freigabe warten.“ – Aufgaben können nicht reibungslos erledigt werden, da Mitarbeiter auf Bestätigungen, Freigaben und Rückmeldungen warten müssen.

Die Lösung

Wie KIWAY im operativen Alltag entlastet.

KIWAY verbindet Wissensmanagement mit Prozessautomatisierung: Mitarbeitende finden Antworten auf Standardfragen selbst und erhalten geführte Abläufe und automatische Erinnerungen. Freigaben laufen nach definierten Regeln und kritische Ausnahmen werden automatisch an die Geschäftsführung eskaliert.

Interner Wissensassistent

Mitarbeitende fragen einfach KIWAY – nicht den Vorsitz. Abläufe, Regeln, Kundenwissen und Sonderfälle werden zentral gesammelt und sofort abrufbar gemacht.

weniger Rückfragen

Digitale Prozesssteuerung

Checklisten, Schritt-für-Schritt-Anleitungen und Pflichtfelder führen Mitarbeitende durch Standardabläufe wie Angebotserstellung, Reklamation oder Onboarding.

weniger Erkläraufwand

Automatische Berichte

Offene Angebote, überfällige Aufgaben, Engpässe, häufige Fehler auf einen Blick. Nicht durch Nachfragen, sondern auf Knopfdruck.

mehr Überblick

Entscheidungsregeln & Freigabelogik

Standardfälle werden regelbasiert entschieden – Rabatte bis X %, Kulanz bis Y €, Bestellungen bis Z. Nur Sonderfälle landen bei führenden Positionen.

weniger Freigaben

Zentrale Wissens- & Dokumentensuche

„Wer ist zuständig für Kunde Müller.“ „Was wurde im letzten Meeting vereinbart?“ Definierte Quellen, klare Antworten – statt Suchen in E-Mails, Excel und Ordnern.

weniger Suchaufwand

Workflows & Prozesse

Automatisiert Tätigkeiten und Prozesse. Onboarding, Dokumentenerstellung (z. B. Zertifikate, Verträge, Angebote, Rechnungen), Protokollführung, Angebotsnachverfolgung und vieles mehr.

weniger Kosten

Allround entlastung

Sowohl Führungskräfte, als auch das gesamte Team profitiert.

KIWAY soll den Arbeitsalltag für alle vereinfachen. Ziel ist eine effizientere Zusammenarbeit mit weniger Suchaufwand, weniger doppelter Arbeit und mehr Zeit für wertschöpfende Aufgaben.

Für Führungskräfte

Für Arbeitskräfte

Vorher / Nachher

So entlastet KIWAY
im Tagesgeschäft

Ohne KIWAY	Mit KIWAY
Mitarbeitende unterbrechen die Führungskraft bei Fragen zu Abläufen	Mitarbeitende finden Antworten in der internen Wissensbasis
Aufgaben werden manuell abgearbeitet oder vergessen	Aufgaben werden automatisch durchgeführt und erledigt
Wissen steckt in Köpfen, E-Mails oder einzelnen Ordnern	Wissen ist gespeichert und intelligent abrufbar
Jede Rabatt- und Kulanzentscheidung braucht eine Führungskraft	Standardfälle laufen regelbasiert – Nur Ausnahmen brauchen eine Freigabe
Informationen werden in E-Mails und Ordnern gesucht	Zentrale Suche findet alles in Sekunden
Aufgaben werden an Sachbearbeiter weitergegeben	Aufgaben werden auf Knopfdruck erledigt

Aus Erfahrungswissen wird Unternehmenswissen.

Konkrete Anwendungsfälle

Wo KIWAY sofort entlastet

IT Support

Rascher Support & Entlastung der IT-Abteilung

Passwort zurücksetzen, Drucker verbinden, VPN einrichten oder Zugänge finden. KIWAY übernimmt die Standard-Anfragen. Nur komplexere Themen landen bei der IT-Abteilung.
–> siehe Demo

Wissensdatenbank

Alle Fragen einmal beantworten - dauerhaft nutzbar

Wie ist unser Rückgabeprozess? Welche Vorlage gilt für Neukunden? Welcher Lieferant hat Vorzugskonditionen? KIWAY beantwortet das – rund um die Uhr.

Mehrsprachigkeit

Dokumente in der Sprache des Kunden

Übersetzten Sie beliebige Dokumente auf Knopfdruck in die Sprache Ihres Kunden. Layout und Struktur wie im Original.

–> Beispiel aus der Praxis.

Protokollführung

So meistern Sie Ihre Meetings

Automatischer Meetingprozess:
Agenda-Erstellung, Protokollierung über Meetingaufnahmen, Keywords, Zusammenfassung, Nachverfolgung und To Do’s.

Gespeichert, gesammelt und abrufbar in KIWAY.

Reklamationsbearbeitung

Einheitliche Kommunikation ohne Rückfragen

KIWAY führt Mitarbeitende Schritt für Schritt durch die Reklamation: Was ist passiert? Welche Lösung gilt? Welche Kulanzgrenze? Was ist dem Kunden zu sagen?

Onboarding

Schnelle Einschulung neuer Mitarbeiter

Statt wochenlangem Erklären: KIWAY stellt Prozesswissen, Checklisten und interne Regeln von Tag 1 an bereit. Neue Mitarbeitende fragen das System, nicht die Leitung.

Das KIWAY Prinzip

Standardfälle laufen regelbasiert.
Nur Sonderfälle brauchen Führung.

Wiederkehrende Abläufe werden automatisiert, individuelle Entscheidungen bleiben dort, wo Erfahrung und Verantwortung gefragt sind

KIWAY übernimmt automatisch

Die Führung entscheidet

Einführung

KI für Führungskräfte und Management

In 3 Schritten zu spürbarer Entlastung.

01

Analyse

Die größten Zeitfresser identifizieren

Welche Fragen kommen täglich?
Welche Freigaben landen unnötig beim Chef?
Welche Informationen sind schwer auffindbar?
Welche Fehler wiederholen sich?

02

Strukturierung

Wissen, Regeln und Prozesse strukturieren

Prozessanleitungen & Checklisten
Entscheidungsregeln & Freigabegrenzen
Vorlagen & Standardantworten

03

Automatisierung

KIWAY übernimmt die Routinearbeit

Mitarbeiterfragen beantworten
Aufgaben und Tätigkeiten automatisch erledigt

Beispiel aus der Praxis

Angebotsfreigabe automatisieren, ohne die Kontrolle zu verlieren

Ohne KIWAY

Mitarbeiterin fragt:

„Darf ich dem Kunden Müller 7 % Rabatt geben? Er kauft schon seit 3 Jahren bei uns, aber ich bin mir nicht sicher.“

Die Führung unterbricht ihre aktuelle Arbeit, prüft Kundenstatus, Margensituation und Sonderkonditionen, entscheidet persönlich – und erklärt die Begründung.

Zeitaufwand: 5–15 Minuten. Täglich passiert das mehrmals.

Mit KIWAY

KIWAY prüft automatisch:

Ergebnis: Die Mitarbeiterin erhält sofort grünes Licht. Die Führungskraft wird nur bei Sonderfällen eingebunden. Zeitaufwand für die Leitung: 0 Minuten.

Häufige Fragen

Wichtige Infos

Wie kann KIWAY im Alltag entlasten?

KIWAY kann entlasten, indem wiederkehrende Fragen beantwortet, internes Unternehmenswissen abrufbar gemacht, Aufgaben automatisch verfolgt und Standardfreigaben nach klaren Regeln vorbereitet werden. KIWAY setzt genau dort an, wo in KMU täglich Zeit verloren geht: Rückfragen, Suchen, Nachlaufen, Freigaben und wiederkehrende Fehler.

Für welche Unternehmen eignet sich KIWAY?

KIWAY eignet sich für alle Unternehmen in denen die Führungskräfte stark operativ eingebunden sind. Besonders relevant ist KIWAY, wenn Mitarbeitende häufig dieselben Fragen stellen, Aufgaben ohne Nachfragen liegen bleiben oder Wissen in E-Mails, Ordnern und einzelnen Köpfen steckt.

Wie starte ich mit KIWAY?

KIWAY startet dort, wo der größte operative Zeitverlust entsteht. Typische Einstiege sind Mitarbeiterfragen, Angebotsfreigaben, Reklamationen, Aufgabenverfolgung, Onboarding oder interne Wissenssuche. Das ist kein monatelanger Umbau, sondern ein fokussierter Einstieg mit schnell messbarer Wirkung. KIWAY verarbeitet diese Inhalte strukturiert und macht sie über Chats, Apps und Automatisierungen sofort nutzbar.

Wie sieht die Preisgestaltung bei KIWAY aus?

KIWAY ist in Form von Preispaketen erhältlich. Mehr Infos zu den Preisen finden Sie hier.

Sie haben weitere Fragen?

Gerne helfen wir Ihnen in einem persönlichen Gespräch weiter. Weitere Infos finden Sie hier.

Aus Zuruf wird Struktur. Aus Nachfragen wird Überblick.

Lassen Sie uns gemeinsam sichtbar machen, wo KIWAY in Ihrem Unternehmen wertvolle Führungszeit zurückholen kann.

​Weniger Unterbrechungen - Mehr Zeit für echte Führung