Weniger Verwaltung. Mehr HR.
KIWAY im HR & Onboarding
KIWAY unterstützt HR-Teams dabei, internes Wissen, Richtlinien, Onboarding-Abläufe und wiederkehrende Mitarbeiterfragen zentral verfügbar zu machen.
So wird aus verstreuten Dokumenten, E-Mails und mündlichen Erklärungen eine strukturierte Softwarelösung für den HR Bereich: Mitarbeitende erhalten schnelle Antworten, neue Kolleginnen und Kollegen werden Schritt für Schritt begleitet und HR gewinnt mehr Zeit für persönliche Betreuung.
Erstelle eine Onboarding-Checkliste für die Rolle Vertriebsinnendienst. Welche Schritte sind in der ersten Arbeitswoche vorgesehen? Welche Zugänge braucht eine neue Mitarbeiterin im Marketing? Fasse unsere Urlaubsregelung für neue Mitarbeitende verständlich zusammen. Welche Richtlinie gilt für Homeoffice in unserem Unternehmen? Welche Sicherheitsunterweisungen sind für neue Mitarbeitende verpflichtend? Fasse die wichtigsten Punkte aus dem Mitarbeiterhandbuch zusammen.
Für HR-Teams und (neue) Mitarbeiter
KIWAY eignet sich für Unternehmen, in denen HR-Wissen, Onboarding-Prozesse, interne Richtlinien und Mitarbeiterkommunikation schnell verfügbar sein müssen.
Der größte Nutzen entsteht dort, wo HR-Teams regelmäßig dieselben Fragen beantworten, Führungskräfte neue Mitarbeitende ohne klare Struktur einarbeiten und wichtige Informationen in verschiedenen HR Systemen, Dateien oder E-Mails verteilt sind.
Kennen Sie das?
- Neue Mitarbeitende stellen immer wieder dieselben Fragen
- Richtlinien, Checklisten und Formulare liegen an verschiedenen Orten
- HR verbringt viel Zeit mit Erklären
- Schulungen und Unterweisungen werden manuell nachverfolgt
- Führungskräfte wissen nicht immer, welcher Onboarding-Schritt offen ist
Das Problem
Wenn HR-Wissen nicht sofort verfügbar ist, kostet das Zeit, Struktur und Vertrauen.
In vielen Unternehmen ist der Einstieg neuer Mitarbeitender noch stark manuell organisiert.
Wichtige Informationen liegen in Mitarbeiterhandbüchern, E-Mails, Excel-Listen, HR Systemen, SharePoint-Ordnern oder bei einzelnen Ansprechpartnern. Dadurch entstehen Rückfragen, Verzögerungen und unterschiedliche Einarbeitungserlebnisse.
Gerade im Onboarding entscheidet Struktur darüber, wie schnell neue Mitarbeitende produktiv werden, wie sicher sie sich fühlen und wie professionell das Unternehmen wirkt.
Problem 01
HR-Wissen ist schwer auffindbar
„Wo finde ich die aktuelle Richtlinie?“
Wenn Dokumente, Prozesse und Zuständigkeiten an mehreren Orten liegen, verbringen HR und Mitarbeitende zu viel Zeit mit Suchen.
Problem 02
Onboarding läuft nicht einheitlich
Neue Mitarbeitende erhalten je nach Abteilung, Führungskraft oder Standort unterschiedliche Informationen.
Das erschwert einen sauberen Start und erhöht den Abstimmungsaufwand.
Problem 03
Schulungen und Zertifikate werden manuell verfolgt
Pflichtschulungen, Unterweisungen und Zertifikatsverlängerungen sind wichtig, werden aber oft über Listen und Erinnerungen gesteuert.
Das erhöht den Verwaltungsaufwand im HR Management.
Problem 04
HR beantwortet dieselben Fragen immer wieder
Urlaub, Krankenstand, Arbeitszeit, Homeoffice, Benefits, Reisekosten, Ansprechpartner: Viele Fragen wiederholen sich täglich.
Jede einzelne Frage wirkt klein. In Summe bindet sie viel HR-Kapazität.
Problem 05
Neue Mitarbeitende brauchen länger bis zur Eigenständigkeit
Wenn Informationen schwer zugänglich sind, fragen neue Mitarbeitende häufiger nach und warten auf Antworten.
Das verlängert die Time to Productivity und bindet erfahrene Kolleginnen und Kollegen.
Problem 06
Führungskräfte verlieren den Überblick
Welche Aufgaben sind erledigt? Welche Schulung fehlt noch? Welche Unterlagen sind offen?
Ohne klare Übersicht wird Onboarding zur manuellen Kontrollaufgabe.
Problem 07
Mehrsprachigkeit erschwert die Kommunikation
In internationalen Teams oder bei mehrsprachigen Belegschaften müssen Informationen verständlich und konsistent bereitgestellt werden.
Ohne digitale Unterstützung entstehen zusätzliche Rückfragen.
Problem 08
Sensible Daten dürfen nicht in öffentliche LLMs.
Sensible & personenbezogene Daten sollte man nicht in LLMs wie ChatGPT oder Gemini hochladen. Das erschwert die Verwendung von KI im HR.
Problem 09
Mitarbeiter suchen nach HR Informationen
Wie ist unsere Urlaubsregelung?
Steht mir eine Pendlerpauschale zu?
Simple Standardfragen werden immer wieder aufs Neue gestellt.
Die Lösung
Wie KIWAY Vertrieb konkret entlastet
KIWAY verbindet Wissensmanagement, HR-Chat, Prozessunterstützung und Automatisierung in einer zentralen Softwarelösung.
Mitarbeitende können Fragen stellen, Richtlinien abrufen, Onboarding-Schritte nachvollziehen und Informationen schneller finden. HR-Teams strukturieren Wissen, definieren Abläufe und behalten den Überblick über wiederkehrende Aufgaben.
So wird aus verstreutem HR-Wissen ein nutzbares System für den Arbeitsalltag.
HR-Wissensassistent
Mitarbeitende fragen KIWAY nach internen Richtlinien, Formularen, Benefits, Arbeitszeitmodellen, Homeoffice-Regeln oder Ansprechpartnern.
Die Antworten basieren ausschließlich auf bereitgestelltem Unternehmenswissen.
weniger Rückfragen
Geführtes Onboarding
Neue Mitarbeitende erhalten strukturierte Unterstützung vom ersten Kontakt bis zur Einarbeitung im Team.
KIWAY kann relevante Informationen, Aufgaben, Dokumente und Hinweise passend zur Rolle bereitstellen.
schnellerer Einstieg
Digitale Checklisten
Onboarding-Aufgaben können Schritt für Schritt geführt werden.
HR, Führungskräfte und neue Mitarbeitende sehen, welche Schritte offen sind und welche Informationen benötigt werden.
mehr Checklisten
Personalisierte Lernpfade
Je nach Position, Abteilung oder Erfahrungsstand können Lerninhalte und Schulungen gezielter bereitgestellt werden.
So wird das Onboarding Programm relevanter und weniger allgemein.
bessere Einarbeitung
Richtlinien und Dokumente zentral verfügbar
Mitarbeiterhandbuch, Arbeitsanweisungen, Vorlagen, HR-Formulare und interne FAQs werden zentral auffindbar.
Statt lange zu suchen, stellen Mitarbeitende ihre Frage direkt an KIWAY.
weniger Suchaufwand
Feedback und Stimmungsbilder
KIWAY kann bei Mitarbeiterfeedback, Umfragen und Auswertungen unterstützen.
Antworten werden strukturierter verarbeitet und wichtige Hinweise schneller sichtbar.
mehr Kontrolle
Allround entlastung
Sowohl Führungskräfte, als auch das gesamte Team profitiert.
KIWAY soll den Arbeitsalltag für alle vereinfachen.
Ziel ist, Fachkräfte von unnötigem Suchen, Nachfragen, Erklären und Dokumentationschaos zu entlasten.
KIWAY sorgt dafür, dass Wissen dort verfügbar ist, wo gearbeitet wird.
Für HR-Teams
- weniger Standardfragen
- strukturierte Onboarding-Prozesse
- bessere Vorbereitung neuer Mitarbeitender
- schnellere Bereitstellung von Informationen
- bessere Grundlage für HR Management
Für neue Mitarbeiter
- schnellere Antworten
- bessere Orientierung
- klare nächste Schritte
- einfacherer Zugriff auf relevante Informationen
- Sicherheit im neuen Arbeitsumfeld
- weniger Wartezeit bei Standardfragen
Vorher / Nachher
So entlastet KIWAY
im Tagesgeschäft
| Ohne KIWAY | Mit KIWAY |
|---|---|
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HR-Wissen steckt in Köpfen einzelner Mitarbeiter |
Wissen ist zentral gespeichert und abrufbar |
|
Neue Mitarbeitende fragen häufig bei HR nach |
Standardfragen werden direkt über KIWAY beantwortet |
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Onboarding läuft je nach Abteilung unterschiedlich |
Onboarding wird strukturiert und nachvollziehbar geführt |
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Checklisten werden manuell gepflegt |
Aufgaben und Schritte sind digital verfügbar |
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HR verbringt viel Zeit mit Wiederholungen |
HR gewinnt mehr Zeit für persönliche Betreuung |
Aus Erfahrungswissen wird Unternehmenswissen.
Konkrete Anwendungsfälle
Wo KIWAY Ihr HR sofort entlastet
Mitarbeiterfragen
HR-Self-Service für wiederkehrende Fragen
Ein Mitarbeiter stellt Fragen zu Sonderurlaub, Homeoffice oder Reisekosten direkt im HR-Chat.
KIWAY greift auf freigegebene HR-Dokumente, Richtlinien und FAQs zu und liefert sofort eine verständliche Antwort.
- weniger Rückfragen
Mehrsprachigkeit
Informationen verständlich zugänglich machen
In internationalen Teams erleichtert KIWAY den Zugriff auf HR-Wissen über Sprachgrenzen hinweg.
Einsprachige Dokumente werden in über 92 Sprachen zugänglich: Wer eine Frage auf Ungarisch stellt, erhält die Antwort auch auf Ungarisch.
- weniger Nacharbeit, bessere Nachvollziehbarkeit
Personenbezogene HR-Daten kontrolliert nutzen
HR arbeitet täglich mit sensiblen Daten wie Verträgen, Gehältern, Krankenständen und Mitarbeitergesprächen.
KIWAY unterstützt die strukturierte Verarbeitung dieser Informationen und stellt sicher, dass nur berechtigte Personen Zugriff erhalten. Über klare Rechtevergabe bleiben vertrauliche HR-Bereiche geschützt.
- Zugriffe klar steuern, Daten sicher verarbeiten
Onboarding
Rollenbasierter Startplan für neue Mitarbeitende
Eine neue Mitarbeiterin startet im Vertrieb. KIWAY stellt ihr automatisch alle relevanten Informationen bereit: erste Schritte, Ansprechpartner, Tools, Pflichtschulungen und wichtige Abläufe.
Bei Fragen kann sie jederzeit nachhaken, etwa zu Aufgaben in der ersten Woche oder benötigten Tools.
- schnellerer Start, bessere Einarbeitung
Das KIWAY Prinzip
Standardfälle laufen regelbasiert.
Nur Sonderfälle brauchen Führung.
Wiederkehrende Abläufe werden automatisiert, individuelle Entscheidungen bleiben dort, wo Erfahrung und Verantwortung gefragt sind
KIWAY übernimmt automatisch
- wiederkehrende Mitarbeiterfragen
- Zugriff auf HR-Wissen
- Suche in Dokumenten & Richtlinien
- Onbaording neuer Mitarbeiter
- Strukturierung von Informationen
Der Mensch übernimmt weiterhin
- sensible Personalthemen
- sicherheitsrelevante Entscheidungen
- persönliche Konflikte
- vertrauliche Gespräche
- strategische Personalentscheidungen
Einführung
KI für HR & Onboarding
In 3 Schritten zu spürbarer Entlastung.
01
Analyse
Die größten Zeitfresser identifizieren
- Welche Mitarbeiterfragen wiederholen sich häufig?
- Welche Onboarding-Schritte sind unklar?
- Welche Dokumente werden oft gesucht?
- Wo entstehen die meisten Rückfragen zwischen HR, IT und Führungskräften?
02
Strukturierung
Wissen, Regeln und Abläufe strukturieren
Relevante Inhalte werden gesammelt und geordnet.
- Mitarbeiterhandbuch
- Onboarding-Checklisten
- HR-Richtlinien
- Schulungsunterlagen
- Formulare und Vorlagen
- Prozessbeschreibungen
03
Automatisierung
KIWAY übernimmt die Routinearbeit
KIWAY macht das strukturierte Wissen im Alltag nutzbar.
Mitarbeitende erhalten Antworten, neue Kolleginnen und Kollegen werden geführt und HR behält offene Schritte besser im Blick.
Beispiel aus der Praxis
Angebote automatisieren, ohne die Kontrolle zu verlieren
Ohne KIWAY
Mitarbeiter haben Fragen zu Urlaub, Homeoffice & Reisekosten
Der Mitarbeiter schreibt an HR. HR sucht Richtlinien heraus und erklärt die Abläufe. Führungskraft und Buchhaltung stellen zusätzliche Rückfragen.
Aus einer einfachen Anfrage entstehen mehrere Abstimmungen.
Zeitaufwand: 10–15 Minuten. Mehrmals pro Monat.
Mit KIWAY
KIWAY liefert alle passenden Unterlagen.
- Homeoffice-Regelungen & -Antrag
- Urlaubsregelungen
- Infos zu Reisekosten
Zeitaufwand für HR-Mitarbeiter: 0 Minuten.
Häufige Fragen
Wichtige Infos
KIWAY macht internes Personalwissen zentral verfügbar, beantwortet wiederkehrende Fragen schneller und strukturiert Abläufe wie Feedbackauswertungen, Onboarding und Offboarding,
KIWAY eignet sich für Unternehmen, die viele wiederkehrende HR-Fragen beantworten, neue Mitarbeitende regelmäßig einarbeiten oder HR-Wissen zentral verfügbar machen möchten.
Besonders sinnvoll ist KIWAY, wenn Wissen aktuell stark verteilt ist oder Onboarding-Prozesse je nach Abteilung unterschiedlich ablaufen.
Der beste Einstieg ist ein klar abgegrenzter Bereich mit hohem Entlastungspotenzial.
Zum Beispiel:
- häufige Mitarbeiterfragen
- Onboarding neuer Mitarbeitender
- Suche in HR-Dokumenten
- Schulungs- und Zertifikatsverwaltung
- interne Richtlinien
- Feedbackprozesse
So entsteht schnell ein praktischer Nutzen, ohne den gesamten HR Bereich auf einmal umzubauen.
Typische Inhalte sind Mitarbeiterhandbücher, Richtlinien, Onboarding-Checklisten, Schulungsunterlagen, Benefits-Informationen, Prozessbeschreibungen, Formulare, FAQs und interne Standards.
Diese Inhalte werden so strukturiert, dass Mitarbeitende sie im Alltag einfacher nutzen können.
KI im HR bedeutet nicht, Personalentscheidungen vollständig zu automatisieren.
Der praktische Nutzen beginnt oft einfacher: Wissen schneller finden, Standardfragen beantworten, Onboarding strukturieren, Dokumente zugänglich machen und wiederkehrende HR Prozesse effizienter gestalten.
Genau dort setzt KIWAY an.
KIWAY ist in Form von Preispaketen erhältlich. Mehr Infos zu den Preisen finden Sie hier.
Gerne helfen wir Ihnen in einem persönlichen Gespräch weiter. Weitere Infos finden Sie hier.
Aus Maschinenwissen wird Unternehmenswissen. Aus Nachfragen wird Überblick.
Lassen Sie uns gemeinsam prüfen, wo KIWAY Ihre Produktion und Technik konkret entlasten kann.
